Comment améliorer votre processus de réponse aux appels d’offres en 5 étapes simples

Commençons par la bonne nouvelle : vous disposez d’un processus de réponse aux appels d’offres. Vous seriez surpris de savoir combien d’entreprises n’ont même pas cela. Si vous n’avez pas encore de processus, je vous recommande également de lire Comment créer un processus de réponse à un appel d’offres.

Maintenant, la mauvaise nouvelle : il faut du travail. Je peux aider. Voyons comment améliorer votre processus de réponse aux appels d’offres.

Tout d’abord, faites l’inventaire : comment les appels d’offres sont-ils perçus au sein de votre organisation ?

Avant de vous améliorer, jetez un œil à ce que vous avez et pourquoi. Votre organisation considère-t-elle les appels d’offres comme une source de revenus stratégique ou une case à cocher ? Dans ce dernier cas, des sponsors exécutifs sont-ils en place pour vous aider à mener le changement de processus ?

La gestion du changement est réelle. Si les tentatives passées de prioriser les appels d’offres dans le processus de vente ont été mal gérées, vous ressentez peut-être encore la douleur. S’il s’agit de votre premier changement de processus de vente en ce qui concerne les appels d’offres, la manière dont elle est gérée sera tout aussi importante que ce qui est mis en œuvre.

L’un des avantages de l’amélioration de votre processus de réponse aux appels d’offres maintenant est que les vendeurs et les clients sont plus ouverts au changement qu’ils ne l’étaient avant la pandémie. Alors que les gens s’adaptaient rapidement à une « nouvelle normalité », le PDG de Microsoft, Satya Nadella, a déclaré : « Nous avons assisté à deux ans de transformation numérique en deux mois.

Cependant, si vous êtes comme la plupart des organisations, le changement devra avoir lieu tout en maintenant les niveaux de personnel actuels. Selon notre rapport de référence 2021 : gestion des propositions, 75 % des organisations prévoient de répondre à davantage d’appels d’offres en 2021, mais seulement 37 % des organisations prévoient d’embaucher plus de personnel de réponse aux appels d’offres.

5 étapes pour améliorer votre processus de réponse aux appels d’offres

La perfection est inaccessible. Il y a toujours place à amélioration. J’ai vu des organisations améliorer leur processus de réponse aux appels d’offres et constater de gros gains en un an. Une équipe de 2 personnes a répondu avec succès à 16 appels d’offres qui ont été empilés les uns sur les autres un an après avoir dû repousser les mêmes attentes. Espérons que ces conseils vous aideront à obtenir le même genre de résultats.

Étape 1 : Ne poursuivez que les RFP que vous pouvez gagner

L’un des meilleurs moyens de rendre votre processus de réponse aux appels d’offres plus efficace est d’arrêter de perdre du temps sur des appels d’offres non qualifiés. Pour ce faire, configurez une étape de qualification ou une décision go/no-go. Tenez compte des éléments suivants au cours de cette étape :

Quel était votre niveau de participation avant la publication de la DP ? Les appels d’offres ne sont pas le moment optimal pour les appels à froid. Les chances sont nettement meilleures lorsque vous avez été invité à répondre à un appel d’offres parce que les ventes ou les préventes ont développé une relation avec le prospect ou que vous avez déjà répondu à une demande d’information (RFI) ou que le prospect a effectué des recherches approfondies sur vous et vos concurrents. .Votre solution est-elle adaptée ? Au minimum, il doit répondre aux exigences obligatoires. Tout le monde est agile. Tout le monde est flexible. Les émetteurs le savent déjà. Vous devez être en mesure de prouver que vous disposez d’une solution éprouvée. Si aucune preuve n’est requise dans l’appel d’offres, ce sera lors de l’intégration ou de la mise en œuvre. Les appels d’offres entrent dans la catégorie « sous promesse, livraison excessive » ; faire le contraire sabotera les futurs efforts de support, de renouvellement et de mise à niveau.Votre prix correspond-il au budget du prospect ? Bien sûr, il y a des concessions mutuelles lors de l’examen de l’opportunité et de ce que cela signifie pour votre entreprise maintenant et à l’avenir. Néanmoins, l’émetteur s’attendra à ce que votre solution vienne avec tout ce qui est promis dans votre réponse. Quel que soit le coût pour répondre aux attentes, assurez-vous d’être juste envers votre prospect, votre produit et votre équipe chargée de répondre à ces attentes.Est-ce un ajustement stratégique? Les appels d’offres demandent beaucoup de temps et d’efforts, mais pas autant de temps et d’efforts que l’intégration et l’assistance d’un client qui ne correspond pas à votre stratégie commerciale ou de développement de produits. Il y a peu de choses plus frustrantes que de soumettre et de remporter un appel d’offres pour découvrir que vous ne pouvez pas donner suite parce que ce n’est pas une solution stratégique pour vous ou l’émetteur.Avez-vous de la bande passante ? Trop souvent, cette considération est mise de côté. C’est particulièrement important si vous répondez à des offres non qualifiées ! Il est tout à fait compréhensible de vouloir répondre à plus d’appels d’offres (nous avons constaté que 72% des entreprises prévoient de répondre à plus d’appels d’offres en 2021 qu’elles ne l’ont fait en 2020). Mais ne le faites pas au détriment de la qualité de la réponse ou du temps précieux de votre équipe de proposition, de votre équipe de vente et des experts en la matière.

Étape 2 : Concentrez-vous sur le contenu

Travaillez-vous à partir d’une bibliothèque de contenu ou recherchez-vous toujours du contenu ad hoc ? Si vous avez une bibliothèque de contenu, assurez-vous qu’elle est à jour et que le contenu est propre et réutilisable. Développez le contenu afin qu’il ait la flexibilité d’être facilement personnalisé ou utilisé sous sa forme générique. Tout doit avoir une voix cohérente pour réduire le temps d’édition et de révision sur le back-end.

Votre bibliothèque de contenu doit également avoir une structure organisationnelle qui facilite la recherche. Avec un logiciel RFP tel que RFPIO, vous pouvez utiliser des balises, des collections et des champs personnalisés. Il peut être utile d’organiser le contenu pour qu’il corresponde à la structure des appels d’offres que vous recevez. Quelles sections voyez-vous toujours? Les sections communes à de nombreux appels d’offres sont :

Présentation de l’entrepriseFormation et mise en œuvreSécuritéLogiciel/Fonctionnel/TechniqueBiographiesÉtudes de cas

Si vous n’utilisez pas de logiciel RFP, organiser vos fichiers et documents de cette manière vous aidera à réduire le besoin de rechercher du contenu pour chaque nouvelle RFP.

Étape 3 : Définir des définitions claires des rôles et des responsabilités

Ayez un plan de projet qui met l’accent sur les attentes. Quelqu’un doit le posséder et le conduire pour tenir les membres de l’équipe responsables du respect des délais. Si vous n’avez pas de gestionnaire de propositions à temps plein en place, vous auriez du mal à trouver une meilleure raison d’en embaucher un que d’améliorer et de maîtriser votre processus de réponse aux appels d’offres.

Organisez une réunion de lancement pour chaque intervention afin de discuter de la stratégie et des attentes avec l’ensemble de l’équipe d’intervention. Affrontez les conflits de planification, les problèmes d’écart de contenu ou les problèmes de délais pour éviter les surprises. Trouvez un moyen d’obtenir une visibilité sur l’ensemble du processus.

Étape 4 : Familiarisez-vous avec vos ressources

Mieux vous connaissez vos ressources, mieux vous vous adressez à la bonne personne au bon moment. Établissez leur canal de communication préféré et respectez-le. RFPIO a des intégrations avec plusieurs canaux pour le rendre plus facile, y compris le courrier électronique, Slack, Microsoft Teams, Google Hangouts et Jira. Peut-être avez-vous une PME qui déteste écrire. Appelez-le et demandez-lui de prononcer la réponse, puis vous l’écrivez. Mettre en place des démarches pour établir des relations avec vos ressources sera rentable au moment critique.

Étape 5 : Rincez et répétez

Toute amélioration doit être reproductible. Par exemple, si vous faites appel à un gestionnaire de proposition de contrat pour une réponse, soyez prêt à le faire à chaque fois. Il s’agit d’un processus que vous suivrez pour chaque appel d’offres. Si cela fonctionne aussi bien qu’il le devrait, vous souhaiterez peut-être reporter le processus sur d’autres réponses, telles que des questionnaires de sécurité ou des questionnaires de diligence raisonnable (DDQ).

Processus de réponse aux appels d’offres en 8 étapes

Qualifier l’appel d’offres : Insérez une évaluation go/no-go au début du processus de réponse à la RFP. Les ventes seront la voix la plus forte, mais les équipes de proposition, les PME et les sponsors exécutifs devront peser pour évaluer le risque, le calendrier et l’adéquation stratégique.Projet de lancement : Fournir de la clarté et de la responsabilité à l’ensemble de l’équipe de gestion de l’intervention, y compris les objectifs stratégiques auxquels chacun peut travailler1ère réponse : Faites une première passe de réponse basée sur un contenu réutilisable. Cette étape est beaucoup plus rapide avec le logiciel RFP.2ème réponse : Puisez dans les ressources pour de nouvelles questions et attribuez des segments qui nécessitent une personnalisation aux PME respectives.Examiner et réviser : Mener des revues internes pour assurer une proposition de haute qualité. Lier les demandes d’examen à des objectifs spécifiques (par exemple, les objectifs stratégiques sont-ils atteints ? Les réponses sont-elles exactes et de haute qualité ? Avons-nous pleinement répondu à la question ?)Soumettre: Fournissez une RFP polie avec des documents de support révisés. Suivi pour confirmer la réception. Tenir les parties prenantes internes au courant des progrès.Enregistrer et auditer : Enregistrez les réponses finalisées dans un emplacement centralisé et engagez-vous dans des audits de contenu réguliers.Autopsie: Gagner ne signifie pas toujours que le contenu était parfait. Perdre ne veut pas dire que c’était une mauvaise réponse. Évaluez ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné.
Étape bonus : obtenez un bon ensemble d’outils

Étape bonus : obtenez un bon ensemble d’outils

Les appels d’offres deviennent de plus en plus complexes. À mesure que la technologie a évolué, les attentes ont augmenté. Avec la capacité de répondre à plus de questions, les émetteurs veulent poser plus de questions.

Dans le passé, les appels d’offres étaient émis sans que l’émetteur ne sache si une solution existait, sans parler de l’entreprise qui pouvait la fournir. Maintenant, de nombreuses recherches sont effectuées en ligne. En règle générale, il existe plusieurs points de contact avec un fournisseur de solutions potentiel avant même qu’un appel d’offres ne soit émis.

En 2021, les entreprises qui utilisent des logiciels spécifiques aux appels d’offres ont répondu à 43 % d’appels d’offres en plus que celles qui utilisent d’autres solutions ou techniques. Ils étaient également 25 % plus susceptibles de convenir que leurs processus sont suffisamment rationalisés pour prendre le temps d’adapter leurs propositions aux cas d’utilisation spécifiques des émetteurs.

Le logiciel RFP peut contenir et piloter votre processus de réponse. Dans le cas de RFPIO, l’automatisation et la collaboration activées par l’IA commencent à l’admission et se poursuivent jusqu’à votre post-mortem. Planifiez une démonstration de RFPIO pour voir s’il s’agit du moteur d’amélioration des processus que vous recherchiez.

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